Classificação e tipos de documentos no trabalho de escritório

Em várias esferas de atividade física epessoas jurídicas são documentos usados. As regras para sua compilação, armazenamento, circulação e aplicação fazem parte de uma disciplina chamada manutenção de registros. Em cada organização deve haver tal empregado, caso contrário não haverá trabalho coordenado. Para entender os princípios dessa atividade, é necessário descobrir que tipos de documentos existem no trabalho de escritório, bem como sobre sua correta compilação, armazenamento, uso.

Informações gerais

Documentos exigem registro adequado,compilação, armazenamento e processamento. A oportunidade da decisão depende das informações apresentadas no papel, assim como da alfabetização. Cada país tem seus próprios princípios de documentação. Tomemos, por exemplo, a papelada da República da Bielorrússia: documentos regulamentares, os seus tipos são regulados pela legislação da Bielorrússia. Na Rússia, a sua própria ordem, então os princípios de registro de documentos de negócios podem ser diferentes.

A documentação faz parte do trabalho de qualquerempresa, porque determina suas atividades. Portanto, o gerenciamento de registros é controlado pelo estado por meio de leis. Durante as verificações, antes de tudo, preste atenção aos documentos comerciais.

Principais esferas do trabalho de escritório

Esta área de atividade implica:

• elaboração correta e qualitativa de artigos;
• organização do trabalho com documentação.

O trabalho de escritório é especialmente importante nas seguintes áreas:

• padronização;
• regulamentação legislativa;
• criação de actos jurídicos.

Princípios de trabalho

O trabalho no campo do trabalho de escritório requer a presença de certos conhecimentos e habilidades. Por causa disso, as empresas têm divisões, cada uma das quais é responsável por atividades específicas.

Em pequenas empresas, este trabalho é realizadosecretários, responsáveis ​​pela documentação do empreendimento. Todos os tipos de documentos de gerenciamento de registros obrigatórios são muito importantes e todos podem usá-lo a qualquer momento. Geralmente eles são armazenados em gabinetes seguros. Para a manutenção indevida da documentação para os responsáveis, são aplicadas multas.

O que a lei diz?

A lei especifica a necessidade de documentaçãoinformação e contém as principais definições. Este ato normativo define as relações que surgem com o uso da tecnologia da informação. A necessidade de documentação é dita em outras leis.

O Código Civil contém a base legal para o trabalhopessoas colectivas ea ordem de trabalho de escritório. O Comitê Fiscal lista tipos importantes de documentos tributários no trabalho de escritório. Em sua base, as atividades comerciais de instituições e indivíduos são registradas e os encargos são cobrados.

A lei também contém documentos de amostra. No Código Civil, há requisitos para a elaboração de acordos constitutivos, estatutos, procurações. Os atos normativos incluem formulários de documentos enviados por métodos diferentes - por correio, fax, pela Internet.

Documentação na Rússia

Existem tipos geralmente aceitos de documentos e sua classificação no trabalho de escritório. Os papéis comerciais são os seguintes:

• organizacional e administrativo: protocolos, decisões, estatutos;
• referência e informação: atos, certificados, telegramas;
• pessoal: livros de trabalho, pedidos, contratos.

Tipos de documentos no trabalho de escritório são classificados e por formulários. Os principais são os seguintes:

• impressão de tela;
• individual;
• típico.

Todos os tipos de gerenciamento de registros obrigatórios são necessáriospara o trabalho harmonioso de toda a empresa. É importante que eles sejam preenchidos corretamente e corretamente. Em conexão com o desenvolvimento de tecnologias modernas, hoje a gestão de registros eletrônicos apareceu. Os tipos de documentos são os mesmos, apenas o trabalho é feito através de vários programas. Normalmente, os sistemas de computador são usados ​​para isso, permitindo muitas funções.

O gerenciamento eletrônico de documentos é chamado departe do trabalho de escritório, em que a criação, transmissão e armazenamento de documentação é suportada pela estrutura da rede. Este trabalho permite gerenciar todas as áreas de produção.

Outra classificação

Por tipos de conteúdo de documentos no trabalho de escritóriosão simples e complexos. Por origem, eles são divididos em pessoal e oficial. Se levarmos em conta o local de aceitação, então os documentos são externos e internos.

A documentação é classificada e por tempoarmazenamento: papéis permanentes, aqueles que são armazenados por mais de 10 anos. Segundo a publicidade, eles não são confidenciais e secretos. Os documentos podem diferir de acordo com a opção de fixação: som, gráfico, impresso e manuscrito, foto e material de filme.

Existe uma divisão de títulos em valores urgentes enão urgente. Se você distribuí-los em etapas, então há extrações, rascunhos, originais, cópias. Um ramo separado é documentos governamentais destinados a regular esferas específicas da vida. Organismos autorizados estão envolvidos no desenvolvimento de instruções, instruções e ordens.

Documentação Primária

Inclui documentos que consistem no originalinformações obtidas no desenvolvimento, pesquisa, observação e outros trabalhos de uma pessoa. Eles são criados no negócio de contabilidade com questões econômicas. Esses documentos confirmam os fatos. Estes incluem atos, certificados, faturas. Normalmente formas unificadas são usadas para preenchimento.

Mesmo que não haja uma forma geralmente aceita do documento, uma amostra é criada na empresa. Deve conter os seguintes requisitos:

• o nome;
• data de inscrição;
• nome da empresa;
• descrição da operação;
• Instrumentos de medição;
• lista de pessoas responsáveis;
• assinaturas.

Quaisquer que sejam os tipos de documentos, as informações no gerenciamento de registros devem ser suficientes para executar o trabalho da empresa. Devido a quaisquer violações, a coerência das atividades é complicada.

Trabalho de escritório de empresas

Com base nas ordens dos superiores,disposições diferentes. Esta é a base para o trabalho de escritório. Os principais tipos de documentos na empresa são apresentados na forma de atos individuais e padrão. Os primeiros regulam o trabalho das unidades, oficinas, departamentos, que conduzem as atividades organizacionais.

Documentos típicos se aplicam a todos os departamentosempresa. O projeto é implementado pelo contratado, após o qual o trabalho é verificado pelo departamento jurídico. Se houver falhas, elas são prescritas em um documento separado. O principal ato da empresa é a ordem da cabeça. Em sua base, as regras para o trabalho da instituição são criadas, as decisões são tomadas e as atividades são realizadas.

Tipos de notas

Um memorando é um documento importante que descreve o fato, proposta ou conclusão. Ele é enviado para a cabeça, que dá instruções adicionais sobre o documento.

Uma nota de serviço é um tipo de letra ou internacorrespondência com a empresa. É dado às unidades, mas não à gerência. O papel é enviado aos funcionários. Essa documentação relatou propriedades informativas.

A exposição de motivos édocumento, que estabelece certas disposições, bem como as razões para quaisquer violações, a não execução do trabalho. Tais documentos são necessários para a atividade coordenada de qualquer empresa.

Instruções

Existem dois tipos de documentos. Os primeiros determinam a ordem de desempenho de um determinado trabalho realizado por unidades, funcionários. As instruções contêm informações sobre os direitos, deveres e responsabilidades dos funcionários.

Graças a esta documentação, a ordem é claradesempenho de qualquer trabalho. As instruções sobre o termo são permanentes ou por um certo período. Se o período de validade não for estabelecido, a revisão é realizada a cada 3-5 anos.

Estágios de formação de documentos

Cada documento passa:

• registro;
• publicação;
• execução.

Se todas as etapas forem concluídas, o documento será colocado em uma pasta na qual não deverá haver mais de 250 folhas. Se houver mais deles, dois volumes serão iniciados.

Recursos de armazenamento de papéis

Eles armazenam documentos de acordo com as seguintes regras:

• eles são formados em diferentes casos - pelo tempo de armazenamento;
• pastas devem ser agrupadas por ano;
• não transbordam o caso;
• os papéis são armazenados em ordem cronológica;
• com ordens armazenadas, instruções, se houver;
• pedidos para diferentes casos são distribuídos para diferentes departamentos.

Após a execução, o documento é enviado para o caso,o que ajuda a evitar perdas. Não adie para mais tarde, caso contrário, pode haver confusão no trabalho. Além disso, existe um passivo pela perda de documentos, e isso se aplica não apenas a um funcionário individual, mas também a toda a empresa.

A classificação da documentação é muito conveniente,porque permite que você conduza o trabalho de escritório sem problemas. O manuseio adequado dos títulos ajudará a preservá-los e evitará falhas no trabalho da empresa. Se tudo é decomposto, por assim dizer, nas prateleiras, então no caso de verificar os problemas com os papéis não irá surgir.